Cabinet de conseil pour l’élaboration du manuel de procédures de passation des marchés, administratives, comptables et financières du Comité des Pêches du Centre Ouest du Golfe de Guinée (CPCO).
Pouvoir Adjudicateur
Secrétariat Général du Comité des Pêches du Centre-Ouest du Golfe de Guinée (CPCO)
Titre
Élaboration du manuel de procédures de Passation des Marchés, Administratives, Comptables et Financières du CPCO.
Lieudeprestation
Tema (GHANA)
Typedecabinet
Un Cabinet de Conseil de nationalité des six pays du CPCO
Durée de la consultance
42 jours ouvrables Maximum (2 mois calendaires)
Date limite de soumission
27 Juin 2023 16h:00 GMT
CONTEXTE ET JUSTIFICATION
Contexte
Le Comité des Pêches du Centre Ouest du Golfe de Guinée est une organisation intergouvernementale des Pêches, créée par convention signée le 07 novembre 2007 à Cotonou au Bénin par les six (6) Etats-Parties : le Bénin, la Côte d’Ivoire, le Ghana, le Libéria, le Nigéria et le Togo.
La création du CPCO est une initiative de la Sixième Session de la Conférence Ministérielle de la Coopération Halieutique entre les Etats Africains riverains de l’Océan Atlantique (COMHAFAT) tenue en juillet 2005 à Rabat au Maroc, qui a adressé une requête à l’Organisation des Nations pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO) en vue de l’évaluation de la possibilité de la mise en place d’un comité sous-régional des pêches pour le Centre-Ouest du Golfe de Guinée. Les zones ciblées concernent les eaux marines sous la juridiction nationale des Parties contractantes. En réponse à cette requête, la FAO a réalisé une étude de faisabilité en mars 2006. Après examen du Rapport de l’étude par les Directeurs des Pêches des six pays concernés lors d’une réunion tenue à Cotonou au Bénin du 12 au 13 avril 2006, ces derniers ont approuvé les recommandations formulées par la FAO et ont convenu de la mise en place d’un comité régional des pêches dénommé Comité des Pêches pour le Centre-Ouest du Golfe de Guinée (CPCO) pour couvrir la zone maritime allant du Nigéria au Libéria, en vue de suppléer à l’inexistence de cadre institutionnel entre les Organisations Régionales des Pêches telles que la Commission Sous-Régionale des Pêches (CSRP) et la Commission Régionale des Pêches du Golfe de Guinée (COREP).
En juillet 2006, en marge de la 7e Session de la Conférence Ministérielle de la Coopération Halieutique entre les Etats Africains riverains de l’Océan Atlantique (COMHAFAT), une Réunion Ministérielle des six Etats-membres potentiels tenue à Abidjan en Côte d’Ivoire, a consacrée l’examen et l’adoption de l’avant-projet de la Déclaration Ministérielle approuvé par les Directeurs des Pêches lors de leur réunion d’avril 2006.Cette déclaration énonce les objectifs du CPCO, décrit sa structure et définit les principales fonctions de ces organes composés de:
Conférence des Ministres ;
Comité Consultatif et de Coordination ;
Secrétariat Général.
Conscientesde la nécessité d’une coopération et de politiques communes entre les pays côtiers en matière de protection, de préservation et de gestion des ressources halieutiques dans le Centre-Ouest du Golfe de Guinée, et de la nécessité de coopérer au développement de leurs industries nationales de la pêche en vue de renforcer l’intégration régionale, les parties contractantes réunies le 7 Novembre 2007 à Cotonou, Bénin, ont signé la Convention portant création du Comité des Pêches du Centre-Ouest du Golfe de Guinée (CPCO).
L’Organisation des Nations Unies pour l’Alimentation et l’Agriculture (FAO) est le dépositaire de cette Convention.
Le Comité a pour objectif principal la promotion de la coopération entre les Parties contractantes en vue d’assurer une gestion durable, la préservation et l’utilisation optimale des ressources biologiques marines de la zone visée par la convention.
Justification
Le CPCO reconnaît l’importance de développer un manuel de procédures adapté pour faciliter la mise en œuvre des changements organisationnels internes. L’objectif est d’améliorer la gestion des ressources financières, humaines et des processus de passation de marchés au sein de l’organisation.
Afin de mieux maîtriser les risques organisationnels de l’entité et d’élever le niveau de satisfaction de ses acteurs et partenaires dans l’atteinte des objectifs de l’organisation, des procédures complémentaires doivent être mises en place par le Comité pour répondre aux exigences des normes internationales.
C’est dans ce contexte que le CPCO sollicite l’accompagnement d’un cabinet de conseil dans ces domaines pour lui permettre de réaliser cette activité.
II-MISSIONSETRESPONSABILITESDUCABINET DE CONSEIL
Sous la responsabilité contractuelle du représentant légal du CPCO, la consultation du cabinet de conseil comprendra ce qui suit:
DESCRIPTIONDELAPRESTATION:
Objectif global :
Élaborer le manuel des procédures de passation de marchés, administratives, de comptabilité et de gestion financière du CPCO, conformément aux normes régissant ce type d’organisation.
Objectifs spécifiques :
Réaliser une analyse des Forces Faiblesses, Opportunités et Menaces (SWOT) de la gestion administrative, de passation des marchés, de la comptabilité et de la gestion financière du CPCO par rapport au contexte d’une organisation intergouvernementale ;
Rédiger les manuels des procédures administratives, de passation des marchés, de comptabilité et de gestion financière du CPCO dans le cadre de l’amélioration de la gestion de l’organisation ;
Renforcer les capacités du Secrétariat Général, du personnel administratif et financier sur les principaux éléments des changements apportés aux manuels de procédure et proposer les outils à mettre en place ;
Réviser le projet de manuel de passation des marchés existant ;
Rédiger un cadre pour la validation des projets de manuels préparés ;
Recommander l’achat d’un logiciel de gestion comptable et financière adéquat
Résultatsattendus :
Tous les documents doivent être élaborés et soumis en Anglais et en Français ;
Un manuel de passation des marchés du CPCO,
un manuel de gestion administrative ; un manuel de gestion comptabilité et financière du CPCO sont élaborés ;
Un guide récapitulatif pour chaque manuel de procédures ;
Les capacités du personnel du Secrétariat et du personnel administratif et financier sur les principaux éléments des changements apportés dans les nouveaux manuels sont renforcées.
METHODOLOGIE
Le cabinet de conseil sera recruté selon les procédures du CPCO. Des propositions techniques et financières doivent être soumises par tous les soumissionnaires. Seuls les soumissionnaires dont les propositions techniques obtiennent un score supérieur à 75 passeront à l’évaluation financière. Le soumissionnaire techniquement qualifié avec la proposition financière la moins-disante acceptée se verra attribuer le marché.
Le profil du cabinet est spécifié ci-dessous dans la rubrique QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES. Dans le cadre de la soumission pour cette consultation, le cabinet doit proposer un plan de travail pour les objectifs et résultats attendus mentionnés ci-dessus.
Les offres techniques seront évaluées par le comité d’évaluation du CPCO.
Seuls les soumissionnaires qualifiés seront invités à assister à l’ouverture des offres financières.
Toutes les offres doivent être reçues physiquement ou par la poste au plus tard le 27 juin 2023 à 16h00 GMT.
LA DATE LIMITE DE SOUMISSION DES OFFRES EST LE MARDI 27JUIN 2023, à 16h00 GMT.
TOUTE OFFRE SOUMISE APRÈS CETTE DATE ET HEURE NE SERA PAS ACCEPTÉE.
Les projets de manuels de procédure seront présentés par le Cabinet au Comité Consultatif et de Coordination pour validation avant l’adoption par l’organe suprême du CPCO, la Conférence des Ministres.
Le cabinet réalisera une analyse SWOT des procédures de gestion en vigueur au CPCO.
Suite à l’analyse de la situation, à travers un processus interactif avec le personnel chargé de la passation des marchés, de l’administration, de la comptabilité et des finances, le cabinet rédigera les manuels de procédure en se basant sur les objectifs spécifiques mentionnés ci-dessus et fera des recommandations pour améliorer la passation des marchés, la gestion administrative, comptable et financière du CPCO.
La durée maximale de la consultation est de 42 jours ouvrables.
LIVRABLES ATTENDUS
À la fin de la consultation, le cabinet de conseil fournira les livrables suivants :
Un manuel de passation des marchés du CPCO,
Un manuel administratif du CPCO,
Un manuel de comptabilité et de gestion financière du CPCO ;
Un guide récapitulatif pour chaque manuel de procédures.
III-QUALIFICATIONS ET COMPETENCES
Le chef d’équipe du cabinet doit avoir les qualifications suivantes :
Expert Administratif :
Posséder, au minimum, un diplôme de Master en Administration des Affaires ou en Administration Publique, en Gestion ou dans des domaines connexes ;
Avoir une expérience avérée d’au moins de 5 ans en Administration des Affaires ou en Administration Publique ;
Une expérience prouvée de 3 ans dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures administratifs, de ressources humaines ;
Faire preuve d’une parfaite maîtrise de la langue française ou anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral.
Expert en Passation des Marchés :
Posséder, au minimum, un diplôme de Master en Passation des Marchés, en Économie ou dans des domaines équivalents ;
Avoir une expérience avérée d’au moins 5 ans en marchés publics (financés par le gouvernement ou des donateurs) ;
Avoir une expérience prouvée dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de passation des marchés ;
Faire preuve d’une parfaite maîtrise de la langue française ou anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral ;
Avoir une bonne connaissance des directives nationales et internationales en matière de passation des marchés.
Expert en Comptabilité et Finance :
Doit être un expert-comptable agréé et/ou posséder, au minimum, un diplôme de Master en Gestion, en Économie, en Audit et Contrôle, en Comptabilité ou dans un domaine équivalent ;
Avoir une expérience avérée d’au moins 5 ans dans l’élaboration et/ou la rédaction de manuels de procédures financières et comptables ;
Avoir une bonne connaissance des normes et meilleures pratiques nationales et internationales en matière de gestion financière/comptable ;
Faire preuve d’une parfaite maîtrise de la langue française ou anglaise, tant à l’écrit qu’à l’oral .
IV- CRITERE D’EVALUATION DES CANDIDATURES
Le processus de sélection du cabinet se déroulera en deux étapes :
L’analyse des différentes propositions techniques ;
L’évaluation des propositions financières des soumissionnaires qualifiés.
Évaluation des propositions techniques (100 points)
Les propositions techniques seront analysées en fonction des qualifications et de l’expérience avérée dans l’élaboration de manuels de procédures de passation des marchés, administratives, de comptabilité et des finances, et seront évaluées selon l’échelle suivante :
Niveau d’éducation et type de diplôme en adéquation avec les Termes de Référence (20 points)
Expérience professionnelle générale (10 points)
Expériences spécifiques avérées dans l’élaboration et la rédaction de manuels de procédures de passation des marchés, administratives, financières et comptables (35 points)
Compréhension des Termes de Référence et Méthodologie des services de conseil (35 points)
Évaluation financière
Les soumissionnaires dont les propositions techniques atteignent la note minimale de 75 verront leurs propositions financières évaluées.
Le soumissionnaire ayant la proposition financière la moins-disante acceptée se verra attribuer le marché.
V-DOSSIER ET DELAI DE SOUMISSION
Le dossier de candidature doit inclure :
Une lettre de motivation adressée au Secrétaire Général du CPCO
Le curriculum vitae (voir le modèle joint en annexe) complété avec au moins 3 références professionnelles provenant de consultations similaires
Une copie du/des diplôme(s)
La méthodologie proposée pour cette consultation
Un plan de travail des activités à entreprendre sur la période
Une proposition financière séparée indiquant le coût détaillé toutes taxes comprises, .
NB : Les candidats doivent soumettre leurs dossiers de candidature, contenant les propositions techniques et financières séparées, au siège du Comité des Pêches du Centre Ouest du Golfe de Guinée (CPCO) à l’adresse suivante :
4è étage de l’Immeuble “Fisheries Scientific Survey Division“, Community 2 area, Tema. P.O. Box BT 62 Tema, Ghana
Lesdits dossiers, sous plis fermés, doivent porter la mention suivante :
À l’attention de M. le Secrétaire Général du CPCO
“ÉLABORATION DES MANUELS DE PROCÉDURES DE PASSATION DE MARCHÉS, ADMINISTRATIVES, FINANCIÈRES ET COMPTABLES (Ref N°001/2023/TN/FCWC-CPCO/SG)”
ANNEXE 1
CURRICULUM VITAE
Ce format présente les informations minimales exigées du soumissionnaire. Ce format pourra être utilisé/modifié par le soumissionnaire.
Nom de famille :
Prénoms :
Date de naissance :
Nationalité :
Nombre d’années d’expériences :
Adresse :
Université
L’année d’obtention
Diplôme
Université
L’année d’obtention
Diplôme
Université
L’année d’obtention
Diplôme
Connaissances linguistiques : Indiquer vos connaissances sur une échelle de 1 à 5 (1 – niveau excellent ; 5 – niveau rudimentaire)
Langue
Lu
Parlé
Écrit
Langues
Lu/Passif
Parlé
Ecrit
Français
Anglais
Affiliation à une organisation professionnelle :
Autres compétences :
Qualifications principales :
Expérience spécifique dans la consultation en relation avec les termes de référence :
Pays
Date de début –Date de fin
Objet de la consultation
Rôle (chef de mission ou membre d’équipe)
Expériences professionnelles
Période
Lieu
Organisation/Société
Poste
Description du poste
Période
Lieu
Organisation/Société
Poste
Description du poste
Période
Lieu
Organisation/Société
Poste
Description du poste
Période
Lieu
Organisation/Société
Poste
Description du poste
Je soussigné, certifie, en toute conscience, que les renseignements ci-dessus rendent fidèlement compte de ma situation, de mes qualifications et de mon expérience. J’accepte que toute déclaration volontairement erronée peut entraîner le rejet de l’offre.
